Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định chi tiết về hóa đơn, chứng từ khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, và việc quản lý, sử dụng chứng từ khi thực hiện các thủ tục về thuế, thu phí, lệ phí. Nghị định này áp dụng cho các tổ chức, cá nhân bán, mua hàng hóa, dịch vụ; tổ chức thu thuế, phí, lệ phí; người nộp thuế, phí, lệ phí; tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân; các đơn vị liên quan đến in ấn, cung cấp phần mềm, dịch vụ hóa đơn điện tử; cơ quan thuế và cơ quan hải quan.
Nghị định đưa ra các định nghĩa rõ ràng về hóa đơn, hóa đơn điện tử (có mã và không có mã của cơ quan thuế), hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, chứng từ (bao gồm chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, biên lai thuế, phí, lệ phí), chứng từ điện tử, chứng từ đặt in/tự in, hóa đơn/chứng từ hợp pháp, hóa đơn/chứng từ giả, sử dụng hóa đơn/chứng từ không hợp pháp, hủy hóa đơn/chứng từ, tiêu hủy hóa đơn/chứng từ điện tử và giấy, và tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
Các nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ bao gồm:
- Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và giao cho người mua, đảm bảo đầy đủ nội dung và định dạng chuẩn dữ liệu đối với hóa đơn điện tử.
- Tổ chức khấu trừ thuế, thu phí, lệ phí phải lập chứng từ, biên lai và giao cho người nộp.
- Các tổ chức, cá nhân phải đăng ký hoặc thông báo phát hành hóa đơn, biên lai trước khi sử dụng.
- Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, biên lai.
- Việc quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử tuân thủ pháp luật về giao dịch điện tử, kế toán, thuế, quản lý thuế.
- Dữ liệu hóa đơn, chứng từ là cơ sở dữ liệu phục vụ công tác quản lý thuế và cung cấp thông tin liên quan.
- Người bán có thể ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử nhưng hóa đơn vẫn phải thể hiện tên đơn vị bán là bên ủy nhiệm.
- Tổ chức thu phí, lệ phí có thể ủy nhiệm cho bên thứ ba lập biên lai thu phí, lệ phí.
- Nghị định cũng quy định các hành vi bị cấm đối với công chức thuế (gây phiền hà, bao che, nhận hối lộ) và tổ chức, cá nhân liên quan (gian dối, cản trở công chức thuế, truy cập trái phép hệ thống thông tin, đưa hối lộ).
Việc bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ phải đảm bảo an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ và đúng thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được lưu trữ bằng phương tiện điện tử và phải sẵn sàng in ra giấy hoặc tra cứu khi cần. Hóa đơn, chứng từ giấy phải được lưu trữ theo quy định.
Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử hợp pháp có thể chuyển đổi sang dạng giấy để lưu giữ hoặc theo yêu cầu của cơ quan chức năng, nhưng hóa đơn giấy chuyển đổi chỉ có giá trị ghi sổ, theo dõi và không có hiệu lực giao dịch, thanh toán trừ trường hợp được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
Các loại hóa đơn được quy định bao gồm: hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn điện tử bán tài sản công, hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia, và các loại khác như tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền cước. Chứng từ như phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý cũng được quản lý như hóa đơn.
Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa. Đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm thu tiền trước/trong khi cung cấp dịch vụ (trừ các trường hợp cụ thể). Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục dịch vụ thì mỗi lần đều phải lập hóa đơn. Nghị định cũng quy định chi tiết thời điểm lập hóa đơn cho một số trường hợp đặc thù như cung cấp dịch vụ số lượng lớn, thường xuyên, dịch vụ viễn thông, công nghệ thông tin.